I. Introdução:
O Programa de Compliance da ALF Advogados Associados foi instituído e aprovado por seus Sócios com o intuito de assegurar e promover a ética, a sustentabilidade, a cultura corporativa, as regras e os valores do Escritório, o gerenciamento de riscos, a correção e a prevenção de desvios de normas e leis, abrangendo sócios, advogados, estagiários, colaboradores, prestadores de serviços e parceiros, aplicando-se interna e externamente em todos as atividades, serviços e as áreas de atuação profissional, devendo ser revisado periodicamente para considerar mudanças legais, tecnológicas e de mercado.
II. Princípios:
Ao instituir o Programa de Compliance, o Escritório se compromete com os seguintes princípios:
- Integridade e Honestidade: conduzir todas as atividades com transparência, repudiando práticas fraudulentas ou enganosas;
- Confidencialidade: respeitar o sigilo profissional e manter a confidencialidade de informações sensíveis dos clientes;
- Respeito às Leis e Normas Éticas: cumprir todas as regulamentações legais e o código de ética pertinentes à profissão; e
- Responsabilidade Social: contribuir para o bem-estar da sociedade, respeitando os direitos humanos e agindo de forma ética em todas as suas práticas.
III. Objetivos:
O Programa orienta o estabelecimento, a implementação e a obediência às melhores práticas de governança corporativa, aos valores e princípios que orientam a prestação de serviços jurídicos e advocatícios de alto nível técnico e ético, em especial, visando:
- Cumprir a Lei Federal nº. 8.906, de 4 de julho de 1994, que dispõe sobre o Estatuto da Advocacia e a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), os atos e decisões da Conselho Federal e das Seccionais da OAB e as demais disposições legais;
- Garantir a ética profissional;
- Defender a honra, a nobreza e a dignidade da advocacia;
- Atualizar e obedecer às políticas institucionais, normas internas e procedimentos operacionais padrão estabelecidos para a prestação dos serviços e o exercício profissional; e
- Minimizar riscos, desvios de conduta e inconformidades operacionais que possam causar danos ao patrimônio material ou imaterial do Escritório, de clientes ou parceiros.
IV. Procedimentos:
O processo operacional do Programa de Compliance do Escritório envolve:
- A análise do nível de adequação das atividades profissionais desempenhadas;
- A identificação da criticidade e de riscos decorrentes de controles internos;
- Ações que assegurem o cumprimento integral da legislação e as políticas e normas internas;
- O registro de ocorrências que possam representar riscos, desvios de conduta ou inconformidades operacionais;
- Ações de prevenção e combate à lavagem de dinheiro, fraude, corrupção e financiamento de atividades ilegais;
- A segregação de funções, atividades e acessos, lógicos e físicos;
- A promoção da honestidade e dos valores éticos;
- A propagação da cultura de controles internos, com foco na mitigação de riscos, desvios de conduta ou inconformidades operacionais;
- A elaboração e atualização de políticas institucionais, normas internas e procedimentos operacionais padrão;
- A prevenção de conflitos de interesse; e
- O fortalecimento da boa reputação profissional e ética.
V. Atividades:
São atividades desenvolvidas no âmbito do Programa de Compliance:
- Consolidar controles internos;
- Controlar, monitorar, identificar, mensurar, avaliar e registrar as atividades, considerando responsabilidades, riscos e criticidades;
- Empreender rotinas capazes e suficientes para comprovar a eficiência e a eficácia dos procedimentos e controles internos;
- Diagnosticar desconformidades;
- Revisar e atualizar políticas institucionais, normas internas e procedimentos operacionais padrão; e
- Informar os Sócios acerca da situação dos controles internos, sugerindo aprimoramentos necessários.
VI . Monitoramento de Riscos:
No âmbito do Programa de Compliance, consideram-se potenciais riscos para o Escritório:
- Negligência, defeito ou erro no acolhimento, escuta, relacionamento e representação de clientes;
- Aceitação de clientes com conflito de interesses;
- Violação das diretrizes de confidencialidade;
- Quebra do sigilo profissional;
- Publicidade em desacordo com as determinações do Código de Ética e Disciplina da OAB;
- Apresentação de informações inconsistentes ou desatualizadas dos casos em análise ou de processos em andamento;
- Displicência ou ausência de controle de eventos ou andamentos críticos dos processos;
- Ausência ou insuficiência de:
- Registros em relatórios gerenciais ou processuais;
- Treinamentos, capacitações e reciclagens;
- Materiais, equipamentos e sistemas informacionais e de gestão; e
- Medidores de desempenho e de índices de qualidade e eficiência.
- Notícia ou notificação de comportamento ético-disciplinar inadequado;
- Contratação de produto, bem, serviço, colaborador, estagiário ou advogado sem o devido processo de análise; e
- Comportamento e conduta imprópria ou inadequada.
VII. Atribuições do Compliance Officer:
Cabe ao Compliance Officer escolhido pelos Sócios:
- Implementar, monitorar e controlar o Programa, com total independência, autonomia e acesso a todas as áreas, sistemas, informações e documentos necessários para o exercício de suas atribuições, garantida a imparcialidade e o sigilo das informações e dados a serem analisados;
- Supervisionar o cumprimento do Código de Ética e Conduta Profissional do Escritório, por meio de:
- Acesso aleatório ou pontual à documentos e registros relacionados aos serviços que estão sendo ou tenham sido prestados;
- Inspeção de atividades e relacionamentos com o objetivo de identificar possíveis conflitos de interesse;
- Acesso irrestrito a todas as comunicações recebidas pelos meios de contato, em especial, pelo canal confidencial e anônimo para que colaboradores e clientes possam denunciar práticas antiéticas, ilícitas e conflitos de interesse;
- Recebimento e apuração de denúncia até a sua conclusão; e
- Recomendação de medidas corretivas.
- Monitorar permanentemente atividades, processos e procedimentos com o intuito de identificar desconformidade, insuficiência e insegurança na prestação dos serviços;
- Realizar análises periódicas para identificar e avaliar riscos jurídicos, financeiros e reputacionais que possam impactar o Escritório ou os clientes;
- Propor planos de ação para mitigar riscos identificados;
- Sugerir a elaboração e atualização de políticas institucionais, normas internas e procedimentos operacionais padrão, consultando sócios, advogados, estagiários, colaboradores, prestadores de serviços, parceiros e clientes;
- Exigir documentos que permitam verificar a origem de recursos de clientes e identificar e monitorar transações suspeitas, com o intuito de prevenir a lavagem de dinheiro;
- Identificar, declarar e resolver potenciais conflitos de interesse, de modo a preservar a imparcialidade e a ética;
- Monitorar, identificar e informar os Sócios em caso de assédio moral, sexual ou qualquer forma de discriminação no âmbito do Escritório;
- Zelar pela proteção de dados pessoais de sócios, advogados, estagiários, colaboradores, prestadores de serviços, parceiros e clientes, em conformidade com a Lei Federal nº. 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados);
- Promover:
- Treinamento para novos colaboradores sobre o Programa de Compliance, as políticas institucionais, as normas internas, os procedimentos operacionais padrão, as leis aplicáveis e o Código de Ética e Conduta; e
- Treinamentos periódicos sobre prevenção à lavagem de dinheiro, ética profissional, compliance regulatório, identificação e gestão de conflitos de interesse, diretrizes de confidencialidade, sigilo profissional e atualizações legais.
- Avaliar e informar os Sócios acerca de qualquer notícia ou notificação que tenha relação com aspecto ético ou disciplinar que se relacione ou envolva sócios, advogados, estagiários, colaboradores, prestadores de serviços, parceiros e clientes;
- Monitorar o processo de conhecimento prévio e de aprovação da contratação de produtos, bens, serviços, colaboradores, estagiários e advogados;
- Sugerir a aplicação de sanção de advertência, suspensão ou rescisão de contrato em face do colaborador que infringir o Código de Ética e Conduta ou descumprir as políticas institucionais, as normas internas ou os procedimentos operacionais padrão estabelecidos.
